Gestión de nóminas

Introducción

La gestión de nóminas es esencial para el correcto funcionamiento y mantenimiento de pólizas masivas. Este módulo, dentro de la plataforma de SysOne, puede localizarse en la sección de "personas" y tiene entre sus funcionalidades principales la optimización de los procesos de altas, bajas y modificaciones de legajos, liquidación y pago de haberes, confección de DD.JJ., administración de contratos y seguros, entre otros.

Dentro de una nómina generalmente suele variar la cantidad de integrantes en función del tiempo, lo cual afecta primordialmente las primas y condiciones económicas de las pólizas. En este caso se tratarán y alterarán masivamente datos de personas que en un futuro formarán parte de una póliza.

Administrador de nóminas

Primeramente se deberá iniciar la búsqueda de pólizas para localizar aquellas que se desean modificar. Para ello, la plataforma brinda la posibilidad de aplicar algún filtro, teniendo como campos obligatorios la definición de la "sección" y "subseccion" de la póliza que se desea hallar.

Resultado de la búsqueda de pólizas colectivas

Al iniciar la búsqueda, el resultado serán las pólizas colectivas que coinciden con los filtros que se han establecidos. Se tendrá la posibilidad de visualizar el detalle de cada una de ellas.

Detalle de la póliza colectiva

Dentro del detalle de la póliza colectiva, podrán visualizarse los datos correspondiente a la misma. Tal como muestra la imagen, se tendrá la capacidad de cargar una nómina vinculada a dicha póliza. Para ello, habrá que seleccionar el botón "Buscar Archivo", y localizar dentro del equipo, la nómina que se desea insertar.

Luego, la nómina se deberá cargar a la plataforma seleccionando la opción "Upload" ó en caso contrario clickear "Cancel" para revocar dicha acción y poder cargar otra nómina.

Mapeo de nóminas

Las aseguradoras abarcan un gran ecosistema de posibles clientes, los cuales poseen diferentes maneras de tratar una nómina electrónica. En muchos casos, esta gestión es llevada a cabo a través de sistemas informáticos como:

• Sistemas Bancarios.
• Sistemas de Ventas.
• ERPs.
• Sistemas de Recursos Humanos.
• Otros.

Al ser tan diverso este ecosistema de aplicaciones que proveen de personas en forma masiva a la plataforma, es necesario contar con una solución que permita "mapear" y adaptar las nóminas entregas por dichos sistemas en un formato estándar dentro de la plataforma de SysOne. Esto es posible gracias a la capacidad que tiene la herramienta de SysOne de brindar un módulo de mapeo, mediante el cual puede configurarse y ejecutarse reglas que pueden fácilmente introducirse y homogenizar personas en la plataforma.

Algunos de los medios electrónicos por lo cuales son provistas las nóminas son:

• Excel.
• CSV (Coma Separated Values).
• TXT (Ancho fijo o variable).
• XML/JSON

Ejemplo de nómina

El siguiente conjunto de tablas muestra un ejemplo de nóminas con datos estándares para el negocio de pólizas masivas o colectivas.

| Orden|   Nombre    | Apellido    | Tpo.Doc.|  Nro.Doc. |Fecha Nacimiento| Sexo | Código Postal|    Calle    | Número| Piso |        Email       | Estado Civil |  Suma Asegurada | Nro. DDJJ (Salud)| Actividad | Medio Pago | Tipo de Pago |  Nro Cta Pago  |
+======+=============+=============+=========+===========+================+======+==============+=============+=======+======+====================+==============+=================+==================+===========+============+==============+==================+
|   1  | Juan Pablo  | Avila Perez |   DNI   | 26334218  |   12/06/1978   |   M  |  C1425EKK    | Test Street | 2530  |  1   | [email protected] |   Soltero    |  USD 50,000.00  |      CUSA124     | ABOGADO   |    TC      |     VISA     | 4532028676710569 |

La siguiente tabla explica los campos utilizados en la nómina, los campos en negrita ó "bold" son obligatorios, el resto dependiendo de las secciones pueden ser obligatorios o no:

Cada campo de la nómina puede ser configurado para operaciones especiales. La lista mencionada es simplemente a modo de ejemplo, como puede visualizarse dentro del título "ejemplo de mapeo" cualquier tipo de nómina con cualquier cantidad y tipos de campo puede ser operada por la plataforma.

Luego para cada certificado o número de orden se declaran en otra tabla los beneficiarios.

| Orden Titular | Tpo.Doc.  |   Nro.Doc.  |    Nombre     |   Apellido   | Sexo | Parentesco | Porcentaje|
+===============+===========+=============+===============+==============+======+============+
|      1        |  DNI      |  11324556   |  Juan  Carlos | Avila Perez  |  M   |     HIJO   |   50.00%  |
|      1        |  DNI      |  15323459   |Lucia Constanza| Avila Perez  |  M   |     HIJO   |   50.00%  |

Ejemplo de mapeo

<payroll>
  <stream name="employeeFile" format="csv">
    <record name="header" order="1" minOccurs="1" maxOccurs="1" class="example.Header">
      <field name="recordType" rid="true" literal="Header" />
      <field name="fileDate" format="MMddyyyy" />
    </record>
    <record name="employee" order="2" minOccurs="0" maxOccurs="unbounded" class="example.Employee">
      <field name="recordType" rid="true" literal="Detail" />
      <field name="firstName" />
      <field name="lastName" />
      <field name="title" />
      <field name="salary" />
      <field name="hireDate" format="MMddyyyy" />
    </record>
    <record name="trailer" order="3" minOccurs="1" maxOccurs="1" class="example.Trailer">
      <field name="recordType" rid="true" literal="Trailer" />
      <field name="recordCount" />
    </record>  
  </stream>
</payroll>

Procesamiento de nóminas

Al cargar la nómina, figurará una leyenda que indica que la acción se ha logrado correctamente ó de caso contrario, los inconvenientes existentes. En caso que la misma sea satisfactoria, se habilitará la posibilidad de seleccionar el botón "Procesar", donde todos los datos cargados de la nómina serán inspeccionados y sometidos a la validación del sistema.

Validación de nóminas

Para la validación de nóminas, existen dos instancias:

• Datos básicos de personas.
• Datos mínimos y pautas de ingreso a una nómina requeridas por un producto masivo.

Datos básicos

Incluye todos los datos vinculados a los titulares y beneficiarios (estos actores se vinculan dentro de la nómina a través del número de orden). Entre ellos se encuentran:

• Nombre, Apellido
• DNI
• Cuil
• Fecha de Nacimiento
• Dirección, localidad, código postal

Datos correspondientes a productos

Dentro de los datos correspondientes a productos se pueden asociar a nóminas los siguientes elementos del modelo que luego jugarán un rol fundamental en el proceso.

• Producto asociado: Plan de coberturar asociado a la nómina.
• Suma asegurada Máxima y Mínima: El usuario debe ingresar los topes de suma asegurada para la nómina.
• Tabla de Mortalidad: De todas las tablas de mortalidad cargadas en las tablas de configuración de personas, se elije cuál aplicará para esta Nómina. La Tabla de Mortalidad sirve para aplicar el pormilaje de prima adecuado a cada integrante de la nómina. Es claro que a mayor edad del miembro de la nómina diferente será la tasa a aplicar.
• Edad Mínima, Máxima y de Permanencia: se fijan los topes de edad para contratar la póliza. Si un miembro de la nómina supera la máxima o la mínima dará un error. La edad de permanencia fija cuantos años después de la edad máxima puede permanecer un asegurado de la nómina.
• Edad promedio: Si la Nómina no detalla la edad de cada uno de sus miembros, el usuario se verá obligado a incorporar una edad promedio. Si la Edad Máxima, Mínima, de Permanencia y Promedio están en cero, el sistema bloqueará el procesamiento de la nómina hasta que se resuelva. Esto es así porque al momento de emitir la Edad es un datos escencial para calcular la prima, por lo cual este dato debe estar presente de forma obligatoria.
• Sexo: Si la nómina tiene la información del sexo de cada uno de los asegurados, se puede elegir la opción “Informada”. Si no trae esta información, se debe elegir con qué sexo se calculará la prima.
• Referencia: Es un campo con el cual se identificará unívocamente la nómina dentro de la plataforma.
• Prioriza información por sobre el módulo de personas: Es una marca que se utiliza para indicar que si durante el procesamiento de una nómina, se detectan datos difrerentes a los existentes, se actualicen sin preguntar al usuario que dato mantener.

Para la validación de la nómina, figurará un listado de los titulares y el resultado del proceso de forma individual. Todas aquellas pólizas que tienen un tilde verde cumplen con los requerimientos necesarios, mientras que las que figuran con una cruz roja presentan errores. La plataforma tiene la capacidad de indicar cuál ó cuáles son los inconvenientes que tienen las pólizas erróneas, con el fin de poder remediar los problemas y finalizar el proceso.

Agrupación y descarga de pólizas de una nómina

En el estado de las pólizas se pueden aplicar filtros para:

• Visualizar sólo las pólizas que presentan inconvenientes (identificadas con la cruz roja).
• Visualizar sólo las pólizas que no presentan inconvenientes (identificadas con el tilde verde).

En cuanto a la descarga, se podrá:

• Descargar sólo las pólizas que presenten errores (luego de haber aplicado el filtro correspondiente).
• Descargar sólo las pólizas correctas (luego de haber aplicado el filtro correspondiente)
• Descargar todas las pólizas de la nómina (en este caso no se deberá aplicar ningún filtro, descargándose por defecto todas las pólizas existentes).

Agrupación de pólizas de la nómina que presentan errores

Agrupación de pólizas de la nómina que están correctas

Inclusión y exclusión de elementos (party) de nóminas

Las nóminas obviamente por la dinámica de las personas serán actualizadas durante un cierto período de tiempo especificado por los productos y la configuración asociada a las mismas.